1. Lưu 2 tệp tin chứa địa chỉ thư xuống đĩa cứng: Cục Kiểm lâm (chứa địa chỉ thư của các cán bộ Cục Kiểm lâm) và Chi cục Kiểm lâm, VQG, Khu BTTN (Chứa địa chỉ thư của các Chi cục Kiểm lâm, Vườn Quốc gia, Khu Bảo tồn thiên nhiên). Hai tệp tin này có đuôi là csv. Bấm chuột trái rồi chọn Save.
2. Mở chương trình Outlook Express (với Window Vista thì Windows Mail)
3. Vào thực đơn File -> Chọn Import -> Chọn Other Address Books...(với Window Vista thì Windows Contacts...)
4. Chọn Text File (Comma Separated Values) - với Window Vista thì CSV (Comma Separated Values)
5. Chọn nút Import -> Chọn Browse -> Chọn vào nơi lưu 2 tệp tin trên
6. Chọn vào tệp tin chứa địa chỉ thư đã lưu ở bước 1 -> chọn Next -> chọn Finish -> Kết thúc
Tiếp tục từ bước 5 cho tệp thứ 2.
Chú ý: Nếu máy báo ghi đè địa chỉ đã có trên máy thì chọn "Yes to All"